Si un alumno se da de baja del viaje de fin de curso: qué pasa con su plaza y su dinero
Cuando un alumno se da de baja del viaje de fin de curso, la primera pregunta es siempre la misma: ¿se pierde lo pagado? La respuesta depende de tres cosas: cuánto falta para la salida, si otro compañero puede ocupar su plaza y por qué se va. Aquí lo explicamos con la ley en la mano, para que el profesorado, el AMPA y las familias sepan a qué atenerse antes de que llegue el caso.
Lo esencial en un minuto
- 01 Darse de baja siempre se puede, en cualquier momento antes de la salida. Lo que cambia de un caso a otro es el coste.
- 02 La mejor salida suele ser ceder la plaza a otro alumno, avisando por escrito con una antelación razonable, de al menos siete días naturales. La agencia solo puede cobrar los costes reales del cambio. Lo ya pagado se queda en la plaza: la agencia no lo devuelve, y cómo compensa la familia que entra a la que sale lo acuerdan entre ellas, mejor por escrito.
- 03 Si nadie ocupa la plaza, puede haber penalización, que suele ser mayor cuanto más cerca está la salida. La agencia tiene que justificarla si se lo pedís.
- 04 Se recupera todo si la agencia cancela el viaje. También si decidís dejarlo porque cambia de forma importante o porque el precio sube más de un 8 %, o si en el destino ocurre algo inevitable y extraordinario que afecta de verdad al viaje. Y avisad siempre, aunque sea a última hora: según nuestras condiciones, quien no se presenta a la salida no recupera nada.
Quién tramita la baja del viaje de fin de curso
En nuestros viajes, como en muchos viajes de grupo, el contrato no lo firma cada familia por separado. Lo firma el centro o el AMPA, a través de una persona que representa a todo el grupo: normalmente alguien de la dirección, un profesor o un miembro de la junta del AMPA. Esa persona es el interlocutor con la agencia y, por eso, la baja del viaje de fin de curso pasa por ella.
Así lo recogen, por ejemplo, nuestras condiciones generales de contratación: quien contrata actúa como interlocutor válido del resto de viajeros y es quien tramita cualquier cambio, incluida la cesión de una plaza. Por tanto, el camino es sencillo. La familia avisa por escrito al organizador del grupo y este lo traslada a la agencia ese mismo día. Como los plazos corren desde que el aviso llega a la agencia, conviene que la familia guarde copia de su aviso y que el organizador no lo deje para el día siguiente.
La ley pide que la cesión de una plaza se comunique «en un soporte duradero». Entre los soportes que admite están el papel y el correo electrónico. En la práctica, un correo basta, porque deja constancia de qué se pidió y cuándo. Además, la fecha importa: los plazos y la penalización se cuentan desde que el aviso llega a la agencia, no desde que la familia se lo dice al profesor.
Ceder la plaza a otro alumno
Antes de pensar en penalizaciones, merece la pena buscar a alguien que ocupe la plaza. La ley lo permite de forma expresa: el viajero puede ceder su contrato a otra persona que reúna todas las condiciones del viaje. Lo regula el artículo 157 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, y estas son sus cuatro reglas.
En un viaje escolar, eso suele significar otro alumno del mismo grupo o del mismo curso, con la documentación en regla para el destino y la autorización de su familia. Si el viaje es al extranjero, comprobad cuanto antes que su DNI o su pasaporte sirven para ese país.
La cesión se comunica a la agencia antes de la salida, por escrito y con una antelación razonable de, como mínimo, siete días naturales. Aun así, cuanto antes se avise, más fácil resulta el cambio.
La agencia tiene que informar de lo que cuesta la cesión y aportar la prueba de esos gastos. Además, deben ser razonables y no pueden superar lo que el cambio le cueste de verdad a la agencia.
La ley dice que quien deja la plaza y quien la ocupa responden «solidariamente». Es decir, la agencia puede reclamar a cualquiera de las dos el total que quede por pagar y los gastos de la cesión. Así, la familia que se va sigue respondiendo si la que entra no paga. Por eso conviene dejar por escrito entre las dos familias quién paga qué y cómo se devuelve lo ya abonado.
El coste más habitual de una cesión es cambiar el nombre del billete de avión. Cada aerolínea tiene su política: algunas lo permiten pagando un cargo y otras obligan a comprar un billete nuevo. Por eso, detectar la baja pronto marca la diferencia.
Un consejo que ahorra muchos disgustos: cuando cerréis la lista de viajeros, apuntad también a los alumnos que se quedaron con ganas de ir. Esa lista de espera es la forma más rápida de cubrir una baja perdiendo lo mínimo.
Qué penalización se paga por una baja
Si no aparece nadie para ocupar la plaza, la baja del viaje de fin de curso es lo que la ley llama resolución del contrato por el viajero. Se puede hacer en cualquier momento antes de la salida, pero la agencia puede cobrar una penalización «adecuada y justificable», según el artículo 160 de la misma ley. Hay dos formas de calcularla.
- →Con una penalización tipo, que debe ser razonable y figurar en el contrato. Se basa en la antelación con la que se avisa y en lo que la agencia puede ahorrar o recuperar al quedar libre la plaza.
- →Si el contrato no fija una penalización tipo. En ese caso, la penalización es el precio del viaje menos lo que la agencia se ahorre y lo que ingrese por volver a usar esos servicios.
En los dos casos, la agencia debe justificar el importe si se lo pedís. Si lo pagado supera la penalización, la diferencia se devuelve en un plazo máximo de catorce días naturales desde que se resuelve el contrato; si no llega a cubrirla, queda pendiente pagar el resto. Si las familias pagaron a través del AMPA o del centro, preguntad a la agencia a quién hará la devolución y dejad acordado dentro del grupo cómo llega después a cada familia.
¿Por qué suele subir la penalización a medida que se acerca la fecha? Porque se van cerrando servicios que ya no se pueden recuperar, como los billetes de avión emitidos, las habitaciones confirmadas o las entradas pagadas. Cómo se calcula en vuestro caso lo dice vuestro contrato, así que pedid que os expliquen cada partida antes de firmar.
Primero, la tabla de penalizaciones según los días que falten o, si no la hay, cómo se calcularía. Después, la fecha aproximada en la que se emiten los billetes. Y, por último, qué ocurre con el precio del resto del grupo si hay bajas. Con esos datos, el profesor o el AMPA pueden fijar un plazo interno para las bajas antes de que su coste se dispare.
Cuándo se recupera todo el dinero
Hay situaciones en las que dejar el viaje no cuesta nada, porque la ley protege al viajero. Estas son las cuatro más habituales antes de la salida.
Puede ocurrir que en el destino o cerca de él se den circunstancias inevitables y extraordinarias, como un grave problema de seguridad. Si afectan de forma significativa al desarrollo del viaje o al transporte hasta el destino, se puede cancelar sin penalización. Además, se devuelve todo lo pagado.
Si antes de salir la agencia tiene que cambiar de forma sustancial algo esencial del viaje, cada viajero puede aceptar el cambio o resolver el contrato sin penalización. Lo hace a través del organizador del grupo y dentro del plazo razonable que fije la agencia. Ojo: si no se contesta en ese plazo, la ley entiende que se resuelve el contrato; si queréis mantener el viaje, responded a tiempo. Si se resuelve, el reembolso llega en catorce días naturales como máximo.
El precio solo puede subir por tres motivos: el combustible, las tasas e impuestos o el tipo de cambio. Y solo si el contrato lo prevé y reconoce también una rebaja cuando esos costes bajen. Además, la agencia tiene que comunicarlo, justificado y con su cálculo, como muy tarde veinte días naturales antes de salir. Si la subida supera el 8 %, se puede resolver el contrato sin penalización; aquí también, si no se responde en el plazo que fije la agencia, se entiende que se resuelve.
Entonces se devuelve todo lo pagado y, además, puede corresponder una compensación. No la hay si se cancela, avisando en plazo, por no llegar al mínimo de viajeros del contrato o por circunstancias inevitables y extraordinarias.
Ojo con una confusión frecuente. La enfermedad de un alumno, un suspenso, una sanción del centro o un cambio de planes de la familia no son circunstancias extraordinarias en el destino. En esos casos, la baja se trata como cualquier otra: se cede la plaza, si aún faltan al menos siete días para la salida, o se paga la penalización. Para algunas de esas causas, como una enfermedad o un accidente que impiden viajar, existe el seguro de cancelación. En cambio, un cambio de planes o una sanción del centro no suelen estar cubiertos: revisad la póliza.
El seguro de cancelación: cuándo compensa
El seguro de cancelación cubre los gastos de anular el viaje cuando la causa está entre las que recoge la póliza, como una enfermedad o un accidente que impiden viajar. Cada póliza, sin embargo, tiene su propia lista de causas y sus exclusiones, así que conviene leerla antes de contratarla. Estas son las tres cosas que más dudas generan.
Cada póliza fija hasta cuándo se puede contratar, y a menudo es al hacer la reserva o poco después. Comprobadlo antes de dejarlo para más adelante.
Si un alumno se da de baja por enfermedad, la aseguradora pedirá documentación, como un informe médico. Guardad todos los papeles desde el primer día.
En nuestras condiciones, donde este seguro es opcional, la prima no se devuelve aunque al final no se use, porque la cobertura empieza en el momento de contratarlo. Comprobad qué dice la póliza que elijáis.
Si queréis comparar coberturas antes de decidir, en qué cubren los seguros de viaje para estudiantes repasamos las más habituales y lo que suelen dejar fuera.
Las normas internas del grupo, antes del primer pago
La ley regula la relación entre el grupo y la agencia. Sin embargo, hay decisiones que solo puede tomar el propio grupo, y es mejor tomarlas antes del primer pago, cuando todavía no hay ningún caso concreto encima de la mesa. Estas cinco evitan casi todos los problemas cuando llega una baja.
Las fechas y los importes de cada pago, y qué ocurre si una familia se retrasa. Recordad que el viaje tiene que estar pagado entero antes de la salida y, si el grupo paga todo junto, decidid quién adelanta la parte de una familia que se retrasa. Ojo: dejar de pagar no es una forma de darse de baja sin coste, porque según nuestras condiciones un pago que no llega a tiempo puede tratarse como una baja, con su penalización.
Si el grupo ha vendido papeletas u organizado actividades para financiar el viaje, decidid por escrito qué pasa con ese dinero si un alumno se va. Puede quedarse en el fondo común del grupo o aplicarse a la parte de esa familia, por ejemplo para cubrir su penalización. Es una de las decisiones que más discusiones evita.
Con la tabla de penalizaciones delante, fijad una fecha a partir de la cual todas las familias saben que una baja sale bastante más cara. Así nadie se lleva una sorpresa.
Quién ocupa una plaza libre y en qué orden, para no improvisar cuando llegue una baja a última hora.
Una persona, con un correo concreto, recoge las bajas y las comunica por escrito. De este modo, ningún aviso se pierde en un grupo de mensajería.
Por último, si una familia se plantea la baja por motivos económicos, antes de dar la plaza por perdida merece la pena hablarlo con calma. En cómo lograr que nadie se quede sin viaje de fin de curso recogemos ideas que ya funcionan en muchos centros.
Preguntas frecuentes sobre las bajas
¿Se puede dar de baja a un alumno del viaje de fin de curso?
Sí, en cualquier momento antes de la salida. Si otro alumno ocupa su plaza, avisando al menos siete días naturales antes, la agencia solo puede cobrar los costes reales del cambio. Lo ya pagado lo compensa la familia que entra a la que sale, según lo que acuerden. Si nadie la ocupa, la agencia puede cobrar una penalización adecuada y justificable.
¿Se devuelve el dinero si el alumno se pone enfermo antes del viaje?
La enfermedad del alumno no da derecho a cancelar gratis, porque no es una circunstancia extraordinaria en el destino. Se puede ceder la plaza, si faltan al menos siete días para salir, o pagar la penalización. Si hay un seguro de cancelación que cubra esa causa, la aseguradora se hace cargo en los términos de la póliza.
¿En cuánto tiempo se devuelve el dinero de una baja?
Como máximo en catorce días naturales desde que se resuelve el contrato, descontando la penalización que corresponda. Si la agencia cancela, se devuelve todo lo pagado. También si decidís resolver porque el viaje cambia de forma sustancial, porque el precio sube más de un 8 % o porque hay circunstancias inevitables y extraordinarias en el destino que afectan de forma significativa al viaje.
¿Y si el centro excluye a un alumno del viaje por una sanción?
Para la agencia es una baja como cualquier otra: se puede ceder la plaza, si faltan al menos siete días para salir, o se aplica la penalización que corresponda. Por eso conviene que las normas del viaje y sus consecuencias estén claras, y firmadas por las familias, antes del primer pago.
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