Cómo elegir agencia de fin de curso: 12 preguntas antes de firmar
Qué comprobar, cómo comparar presupuestos y qué señales deben haceros desconfiar.
Resumen rápido
- →Antes de pedir presupuesto, comprobad que la agencia está inscrita en el registro de agencias de viajes de su comunidad autónoma.
- →Pedid al menos tres presupuestos con los mismos datos y comparadlos partida por partida, no solo por el precio final.
- →Haced las 12 preguntas de esta guía antes de firmar y pedid las respuestas por escrito.
- →Una agencia especializada en colegios y una gran cadena generalista no ofrecen lo mismo: elegid según lo que necesita vuestro grupo.
Saber cómo elegir agencia de fin de curso ahorra muchos disgustos, porque es la decisión que más condiciona el viaje. Del acierto dependen el precio, lo que incluye cada partida y cómo se resuelve un imprevisto a cientos de kilómetros del colegio.
Esta guía está pensada para el profesorado, el AMPA y las familias que organizan el viaje. No es un ranking: son los criterios, las preguntas y las señales de alarma que conviene revisar con cualquier agencia de viajes de fin de curso antes de firmar, incluida la nuestra.
Especialista en colegios o gran cadena: qué os conviene
Casi todas las agencias pueden organizar un viaje de fin de curso, pero no todas lo trabajan igual. Lo primero para elegir agencia de fin de curso es saber qué tipo de empresa tenéis delante y qué puede aportar a vuestro grupo.
Agencias especializadas en colegios
Se dedican a viajes de fin de curso y de estudios. Diseñan el viaje a partir del grupo: edades, fechas, presupuesto y lo que queréis que viva el alumnado.
- + Conocen los destinos, los alojamientos y las actividades que funcionan con grupos escolares.
- + Viajes a medida: el programa se adapta al grupo, no al revés.
- − Suelen tener menos oficinas físicas: gran parte de la gestión es por teléfono, correo o videollamada.
Grandes cadenas generalistas
Viajes El Corte Inglés, Halcón Viajes, B the travel brand, Nautalia o Viajes Carrefour son marcas que todo el mundo conoce. Venden de todo: vacaciones, viajes de empresa, cruceros… y también viajes para grupos escolares.
- + Respaldo de un grupo grande y oficinas en muchas ciudades.
- + Atención presencial si preferís hablar en una tienda.
- − El viaje escolar es un producto más dentro de un catálogo muy amplio.
- − Preguntad si tienen un equipo dedicado a grupos escolares y quién os atenderá durante el viaje.
Agencias online
eDreams o Logitravel son muy conocidas por la reserva por internet de vuelos, hoteles y paquetes vacacionales.
- + Útiles para hacerse una idea del precio de un vuelo o de un hotel.
- − Antes de confiarles un grupo escolar completo, comprobad si gestionan grupos cerrados, con seguro y atención durante el viaje.
Antes de pedir presupuesto: comprobad la licencia
Toda agencia de viajes tiene que estar inscrita en el registro de agencias de viajes de la comunidad autónoma donde tiene su sede. Pedidle el número de registro y comprobadlo en la web de esa comunidad: algunas tienen un buscador público. Si la agencia no os lo da o da evasivas, no sigáis adelante.
Qué documentación pedir
- Número de registro como agencia de viajes y la comunidad autónoma donde está inscrita.
- Garantía del viaje combinado: las agencias que venden viajes combinados deben tenerla, y protege a las familias si la agencia no puede cumplir.
- Seguro de responsabilidad civil y detalle del seguro de viaje que incluye el precio.
- Contrato por escrito con las condiciones de pago, de cancelación y de cambios.
Cómo pedir presupuestos que se puedan comparar
Para que la comparación sea justa, pedid al menos tres presupuestos y mandad a todas las agencias exactamente la misma información: número de alumnos y de profesores, edades, fechas posibles, destino preferente y presupuesto orientativo por alumno.
Antes de escribir a nadie, conviene tener una referencia de precio. La calculadora «Calcula tu presupuesto» que tenéis al principio de esta página os da el precio de vuestro grupo al momento: elegís destino, fechas y número de alumnos, gratis y sin compromiso. Con esa cifra en la mano, sabréis enseguida si un presupuesto se sale de lo normal.
Qué mirar en cada presupuesto
- ✓ Transporte: avión o autocar, y los traslados en destino.
- ✓ Alojamiento: categoría, ubicación y régimen de comidas.
- ✓ Actividades y entradas incluidas, una por una.
- ✓ Seguro de viaje: qué cubre y con qué franquicia.
- ✓ Plazas gratuitas para el profesorado, si las hay.
Qué suele quedar fuera
- + Gastos de gestión y tasas.
- + Tasas turísticas que se pagan en el hotel.
- + Suplementos por habitación o por temporada.
- + Comidas que no están en el régimen contratado.
- + Cambios de última hora en el número de alumnos.
Si ya tenéis un presupuesto de otra agencia, también podéis comparar vuestro presupuesto con el nuestro.
Las 12 preguntas para elegir agencia de fin de curso
Estas son las preguntas que conviene hacer a todas las agencias finalistas. Pedid las respuestas por escrito: así podréis comparar y, si surge un problema, tendréis a qué agarraros.
Antes de firmar, preguntad:
- ✓1. ¿Cuál es vuestro número de registro como agencia de viajes y en qué comunidad autónoma estáis inscritos?
- ✓2. ¿El precio incluye transporte, alojamiento, actividades, entradas y traslados, o alguna de esas cosas se paga aparte?
- ✓3. ¿Hay gastos de gestión, tasas o suplementos que no aparezcan en el precio total?
- ✓4. ¿Qué cubre exactamente el seguro? ¿Hay franquicia? ¿Cubre la cancelación por enfermedad?
- ✓5. ¿Cómo y cuándo se paga? ¿Se puede pagar en varios plazos?
- ✓6. ¿Qué pasa si un alumno se da de baja? ¿Y si cambia el número de alumnos?
- ✓7. ¿Qué pasa si hay que cancelar el viaje por una causa ajena al grupo?
- ✓8. ¿Quién será nuestro interlocutor durante todo el proceso y cómo lo localizamos?
- ✓9. ¿Hay un teléfono de asistencia 24 horas durante el viaje, atendido por una persona?
- ✓10. ¿Ofrecéis un coordinador que acompañe al grupo? ¿Es opcional y qué hace exactamente?
- ✓11. ¿Conocéis el alojamiento y las actividades de este destino, o trabajáis con un proveedor local?
- ✓12. ¿Podemos hablar con dos o tres colegios que hayan viajado con vosotros?
Si el pago es lo que más os preocupa, en nuestra página de financiación del viaje explicamos cómo repartirlo en plazos, y en esta guía tenéis 25 ideas para recaudar dinero durante el curso.
Qué debe incluir el protocolo de emergencias
Una agencia seria tiene un plan para cuando algo sale mal y os lo explica sin que tengáis que insistir. Pedid que os cuenten, como mínimo:
- Teléfono de asistencia 24 horas durante todo el viaje, con una persona al otro lado.
- Qué se hace ante un accidente o una enfermedad: a qué centro médico se va y qué cubre el seguro.
- Cómo se avisa a las familias y al centro si hay un cambio o una incidencia.
- Qué pasa si se cancela un vuelo o cierra una actividad: quién busca la alternativa y quién la paga.
Recordad también que, como en cualquier actividad escolar, la custodia y la supervisión del alumnado corresponden al profesorado del centro. Tenerlo claro desde el principio ayuda a decidir cuántos profesores viajan. En estos consejos para el profesor del viaje tenéis más ideas para prepararlo.
Señales de alarma al elegir agencia de fin de curso
Tan importante como saber qué buscar es reconocer lo que debe haceros desconfiar. Si una agencia reúne varias de estas señales, buscad otra opción.
Desconfiad si…
- El precio está muy por debajo del resto y nadie sabe explicar por qué. Suele esconder un seguro recortado, un alojamiento peor o extras que aparecen después.
- No enseñan la documentación: ni número de registro, ni seguros, ni contrato por escrito.
- Os meten prisa con frases como «esta oferta caduca mañana» o «solo quedan dos plazas».
- El presupuesto es un precio global sin desglose de lo que incluye.
- Cuesta que respondan: tardan días o cambia la persona que os atiende cada vez. Si pasa antes de firmar, imaginad durante el viaje.
- No hay forma de comprobar opiniones de otros colegios: ni reseñas públicas ni centros con los que hablar.
Con cuánta antelación elegir la agencia
Lo recomendable es empezar a comparar agencias entre 5 y 8 meses antes del viaje. Da tiempo a pedir presupuestos con calma, a presentarlos al centro y a las familias, y a repartir los pagos sin agobios. Si el viaje es en primavera, el otoño es el mejor momento para decidir.
Si es la primera vez que organizáis un viaje así, os ayudará nuestra guía para organizar un viaje de fin de curso paso a paso. Y si lo lleva el AMPA, tenéis también la guía de cómo organizar el viaje desde el AMPA.
Y si nos elegís a nosotros
En Fin de Curso Colegio organizamos viajes de fin de curso para colegios e institutos desde 2009, por España y Europa. Os invitamos a hacernos las 12 preguntas de esta guía, igual que a cualquier otra agencia. Podéis leer más sobre nosotros en quiénes somos.
- Viajes a medida: el programa se adapta a vuestro grupo, vuestras fechas y vuestro presupuesto.
- Acompañamiento 24/7 durante el viaje, con un teléfono directo.
- Precio al instante con la calculadora del principio de esta página, gratis y sin compromiso.
- 4,9 estrellas con 86 reseñas en Google. También podéis leer las opiniones de otros colegios.
Que organizar el viaje no sea otro trabajo
Somos especialistas en viajes de fin de curso para colegios. Mirad cómo trabajamos o echad un vistazo a los destinos.
